Grondwet - George Motorklub
1. NAAM
Die klub sal bekend staan as GEORGE MOTORKLUB (hierna genoem die KLUB).
2. DOELSTELLINGS
2.1 Om alle tipe motor- en motorfietssport te bevorder, koordineer en te beheer.
2.2 Om padveiligheid te bevorder in al sy aspekte.
2.3 Om eenvormige reëls en regulasies onderworpe aan Nasionale reëls vir die sport in te stel en te beheer.
2.4 Om te onderhandel vir borgskappe ten opsigte van byeenkomste.
2.5 Om fasiliteite daar te stel vir die beoefening van die sport asook alle geriewe wat daarmee gepaard gaan.
2.6 Om klublede finansieel by te staan ten opsigte van mededinging aan byeenkomste op enige vlak.
2.7 Die KLUB sal ‘n nie-winsgewende organisasie wees wat sy beslag het op ‘n amateur basis en wat enige fondse of winste wat hy mag bekom sal aanwend tot die verbetering van die sport, sportgeriewe of liefdadigheid.
3. SAMESTELLING
3.1 Die KLUB sal bestaan uit die volgende:
(a) Betalende klublede
(b) Erelede
(c) ‘n Komitee
3.2 Betalende Klublede
(a) Enige persoon mag aansoek doen om lidmaatskap tot die KLUB.
(b) Toelating as lid sal eers van krag word wanneer die nodige aansoek goedgekeur is deur die KLUB se bestuur; en
(c) Sodra die nodige klubfooie soos wat jaarliks vasgestel word, betaal is.
(d) Klublede wat alle vereistes nagekom het soos uiteengesit in Aanhangsel A, sal stemreg hê by vergaderings, spesiale algemene vergaderings asook algemene jaarvergaderings en sal verkiesbaar wees tot die KLUB se komitee.
3.3 Erelede
(a) Die KLUB mag op die algemene jaarvergadering of ‘n spesiale algemene jaarvergadering Ere lede benoem.
(b) Die KLUB mag op die algemene jaarvergadering of ‘n spesiale algemene jaarvergadering ‘n Ere President of Ere Vise-president aanstel.
3.4 Komitee
(a) Tydens die algemene jaarvergadering sal ‘n Voorsitter en Ondervoorsitter aangewys word uit die betalende klublede en wel op ‘n wyse soos voorgeskryf in punt 3.4 (b) en (c), wie dan soveel lede as benodig, sal kan aanwys om op die komitee te dien as bestuurslede met ‘n minimum van 5 en ‘n maksimum van 12 geko-opteerde lede.
(b) Nominasies vir die posisie van Voorsitter en Ondervoorsitter moet skriftelik gedoen word voor of tydens die algemene jaarvergadering en die genomineerde moet teken dat hy die posisie waarvoor genomineer, aanvaar terwyl ook ‘n sekondant die nominasievorm moet onderteken.
(c) Indien meer as een nominasie vir ‘n spesifieke pos ontvang word, sal stemming per geslote stembrief gehou word.
(d) Voordat oorgegaan word tot die verkiesing van ‘n nuwe Voorsitter en Ondervoorsitter sal die Voorsitter die bestaande komitee ontbind. Die uittredende Voorsitter sal dan die verkiesing waarneem totdat ‘n nuwe Voorsitter verkies word wat dan sal aangaan met die res van die verkiesing.
4. FUNKSIES VAN DIE KOMITEE
(a) Gereelde maandelikse vergaderings ten einde besluite oor praktiese-, administratiewe- en finansiële aangeleenthede te neem.
(b) Beplanning van byeenkomste en sosiale funksies asook ‘n prysuitdelingsfunksie voor die laaste dag van Februarie.
(c ) Toesig en beheer van die KLUB se finansiële sake.
(d) Goedkeuring van aansoek van nuwe lede.
(e) Afhandeling, beheer en kontrolering van korrespondensie asook rekordhouding van
notules en finansiële sake.
(f) As ‘n tug-liggaam optree ten opsigte van lede wat die KLUB benadeel of skade berokken hetsy deur swak gedrag of om watter rede ookal.
(g) Bo en behalwe hierdie funksies, het die komitee ook ‘n oorhoofse verantwoordelikheid oor die funksies van die klub en sy lede soos uiteengesit in aanhangsel B.
(h) Enige komiteelid wat drie agtereenvolgende vergaderings misloop, sal onthef word van sy amp as komiteelid en kan ‘n ander lid in sy plek aangewys word.
(i) Die komitee kan sub-komitees aanstel om spesiale take te verrig.
(j) Die komitee sal outomaties ontbind en ‘n spesiale algemene vergadering sal gehou word om ‘n nuwe komitee saam te stel indien ‘n geskrewe mosie van wantroue wat deur 67% van die betaalde lede onderteken is, ingedien word.
5. PERIODE
Die KLUB se jaar sal strek vanaf 1 Januarie van elke jaar tot die laaste dag van Desember van die daaropvolgende jaar (hierna genoem die Periode).
6. VERGADERINGS
6.1 ALGEMENE JAARVERGADERING
(a) Sal gehou word nie later as die laaste dag van Januarie elke jaar nie.
(b) Slegs opbetaalde lede sal stemreg tydens die vergadering hê en sulke lede sal 7 (sewe) dae voor die vergadering skriftelik in kennis gestel word van die vergadering asook die betrokke Agenda.
(c) ‘n Volledige geouditeurde finansiële verslag sal tydens die vergadering voorgelê word.
(d) Die uitgaande komitee sal alle dokumentasie, korrespondensie, finansiële state, notules, ens. aan die nuwe verkose komitee oorhandig en sal die nuwe komitee bystaan vir ‘n periode van minstens een maand ten einde die oorname deur die nuwe komitee te vergemaklik.
(e) ‘n Kworum van 25% van die stemgeregtigdes is nodig om hierdie vergadering bindend te maak.
6.2 SPESIALE ALGEMENE JAARVERGADERING
(a) Die vergadering kan alleenlik deur die komitee belê word in welke geval alle opbetaalde lede skriftelik in kennis gestel moet word hiervan 14 dae voor die vergadering plaasvind.
(b) Indien ‘n mosie van wantroue teen die KLUB se bestuur ingestel word soos omskryf in punt 4 (j) moet die komitee binne 14 dae na indiening van die mosie ‘n spesiale algemene vergadering belê. In so ‘n gebeurlikheid moet 7 dae skriftelike kennis aan alle opbetaalde lede gegee word.
(c) ‘n Kworum van 25% van die stemgeregtigdes is nodig om hierdie vergadering bindend te maak.
6.3 ALGEMENE VERGADERING
(a) Algemene vergaderings sal maandeliks gehou word onder voorsitterskap van die KLUB se voorsitter of in sy afwesigheid die ondervoorsitter.
(b) Lede wat die vergaderings vir drie agtereenvolgende kere misloop sonder verskoning se lidmaatskap sal summier beëindig word en sal weer om
lidmaatskap moet aansoek doen.
6.4 KOMITEE VERGADERING
(a) Sal ten minste een keer per maand plaasvind.
(b) Komiteelede wat die vergaderings vir drie agtereenvolgende kere sonder verskoning misloop, se lidmaatskap sal summier beëindig word en sal weer om lidmaatskap moet aansoek doen.
7. AFFILIASIE
(a) Die klub kan affilieer by Nasionale Beheerliggaam of instansie soos besluit op ‘n Algemene vergadering.
(b) Alle betrokke fooie sal betaal word, hetsy deur klub of ledebydraes (waar van toepassing).
(c) Reëls, regulasies en bepalings ten opsigte van wedrenbyeenkomste en deelname aan wedrenne sal volgens S.A. bepalings nagekom word.
8. FINANSIES
(a) Die KLUB se finansiële jaar sal strek vanaf die eerste dag van Januarie tot die laaste dag van Desember elke jaar.
(b) Die KLUB sal bankrekenings by erkende finansiële instansies open.
(c) Tekenmagte op bankrekenings sal van tyd tot tyd deur middel van resolusie aangewys word.
(d) Volledige rekords sal gehou word van die KLUB se finansies en ‘n geouditeerde staat sal jaarliks tydens die algemene jaarvergadering voorgelê word.
(e) Enige opbetaalde klublid mag ten enige tyd insae verkry in die KLUB se finansiële rekords.
9. WEDREN REëLS
(a) Reëls en bepalings ten opsigte van wedrenne sal wees soos voorgeskryf deur die Nasionale Beheerliggaam.
(b) Geen persoon mag aan wedrenne deelneem indien hy/sy nie ‘n opbetaalde lid van
die KLUB is nie.
(c) Enige persoon wat hom skuldig maak aan oortredings van die klubreëls of wedrenbepalings kan tydelik of permanent deur die komitee geskors word.
10. REGSADVIES
Die KLUB kan soos benodig ‘n prokureur aanstel om namens die KLUB op te tree in enige
regsgeding.
11. WYSIGING VAN GRONDWET
Enige wysigings tot hierdie grondwet kan alleenlik tydens die Algemene jaarvergadering of tydens ‘n Spesiale algemene vergadering aangebring word.
12. ONTBINDING VAN DIE KLUB
(a) Die KLUB sal ontbind indien 80% van die opbetaalde lede so besluit by ‘n algemene vergadering of indien daar minder as 5 (vyf) opbetaalde lede is.
(b) Indien daar fondse/bates in die KLUB se rekening is met ontbinding sal die persone wat die ontbinding veroorsaak die fondse/bates aan ‘n liefdadigheidsorganisasie van hul keuse skenk.
(c) Indien daar enige geriewe soos byvoorbeeld klubhuis of baan of wat ookal aan die KLUB verhuur word tydens ontbindings sal die genoemde geriewe aan die huurder terug oorhandig word.
(c) Indien daar enige uitstaande skulde teen die KLUB is met ontbinding sal die lede wat vir
die ontbinding verantwoordelik is, verantwoordelik wees vir die delging van die skulde.
13. AANHANGSEL A (Beleid met betrekking tot Lidmaatskap)
- Enige persoon mag aansoek doen om lidmaatskap tot die klub maar ‘n goedkeurde lid is verplig om by een van die kategorië van die klub se aktiwiteite betrokke te raak en te bly (renjaer, beampte, sosiaal, admin of baan).
- Toelating as nuwe lid sal eers van krag word wanneer die aansoek deur die komitee goedgekeur is en die nodige fooie betaal is.
- Intreefooie vir nuwe lede is R50,00 en is net eenmalig betaalbaar terwyl ledegeld jaarliks betaalbaar is en hierdie bedrag sal elke jaar deur die komitee vasgestel word (huidig R160,00).
- Lidmaatskap moet jaarliks hernu word en die ledegeld asook enige ander uitstaande gelde moet voor die einde van Februarie betaal word.
- Lede wat na hierdie datum betaal, moet weer aansluit en die intreefooi betaal.
- Lede moet aandui by watter aktiwiteit(e) van die klub hulle betrokke wil wees.
- ‘n Klublid se metgesel en skoolgaande kinders kry gratis lidmaatskap maar het nie stemreg nie.
- Metgeselle van lede kan stemreg verkry deur afsonderlik aansoek te doen vir lidmaatskap.
- Metgeselle wat beide aansoek doen vir lidmaatskap kry 40% korting op ledegeld.
10. Afgetrede lede kry 40% korting op ledegeld.
11. Geen korting word toegestaan op intreefooie nie.
12. Slegs klublede wie se lidmaatskapgeld betaal is, sal lidmaatskapkaartjies ontvang.
13. Hierdie lidmaatskapkaartjies moet tydens wedrenne by die hek getoon word om gratis
toegelaat te word. Sonder die lidmaatskapkaartjie is die volle hekgeld betaalbaar en dit kan nie van die klub teruggeëis word nie.
14. Ledevergaderings is verpligtend vir alle lede.
15. ‘n Lid wat sonder verskoning meer as drie ledevergaderings nie bywoon nie, sal weer moet
aansluit. Hierdie reëling geld nie vir lede wat meer as 100km van die klub af woon nie.
16. Werkersdae is verpligtend vir alle lede. Lede wat dit nie bybring nie, is onderhewig aan ‘n bydrae van R150,00. Lede wat dit nie kan bybring nie en wat verskoning maak is onderhewig aan ‘n bydrae van slegs R50,00.
17. Tydens die Algemene Jaarlikse Vergadering (AGM) en die Prysuitdelingsfunksie kan net skriftelike verskonings aanvaar word. Hierdie reëling geld vir alle lede en diegene wat nie hieraan voldoen nie sal onderhewig wees aan ‘n boete van R100.
18. Alleenlik opbetaalde lede met geen uitstaande gelde nie het stemreg op vergaderings.
14. AANHANGSEL B (Funksies van die KLUB en al sy lede soos bepaal deur die lede)
- Voorbereiding en instandhouding van die baan
- Instandhouding van omheinings, kampe en toiletgeriewe
- Instandhouding van toerusting, geboue en voertuie
- Opstel en beskikbaarstelling van agenda vir vergaderings
- Byhou van volledige notules van alle vergaderings
- Byhou en beskikbaarstelling van bateregister
- Jaarlikse hernuwing van dranklisensie en baanlisensie
- Tydige uitstuur van uitnodigings en "SR's"
- Versekering van beamptes
- Byhou van wedreninskrywings
- Hantering van inskrywings vir wegwedrenne
- Samestelling van wedrenprogram
- Versending van voorgeskrewe dokumentasie aan MSA
- Tydige aansoek by MSA vir byeenkomspermit
- Uitneem en rekordhouding van renjaers se lisensies
- Uitneem en rekordhouding van beamptes se lisensies
- Aankoop van trofees
- Instandhouding en rekordhouding van wisseltrofees
- Reëlings m.b.t. sekuriteitswagte
- Reëlings m.b.t. ambulansdienste
- Reëlings m.b.t. toilette
- Plasing van beamptes
- Reëlings m.b.t. sny van gras
- Reëlings m.b.t. krag- en klankvoorsiening
- Reëlings m.b.t. insleepvoertuie
- Beheer en bestuur van klub se finansies
- Opstelling van jaarlikse finansiële state
- Voorlegging van maandelikse state
- Maandelikse rekonsiliasie van al die klub se bankrekenings
- Vereffening van rekeninge
- Beheer oor hek tydens wedrenne
- Versorging van beamptes tydens wedrenne
- Byhou van lede se rekenings
- Beheer oor uitbetaling van petrol / uitrygelde
- Byhou van kleinkas
- Uitreik en rekordhouding van wedrennommers
- Byhou en rekordhouding van alle wedrenuitslae
- Byhou en rekordhouding van renjaers se klub- en SWD punte
- Byhou van renjaers se wedreninkomste
- Reëlings m.b.t. vergoeding van beamptes
- Byhou en beskikbaarstelling van volledige klub ledelys
- Beheer, druk en rekordhouding van lidmaatskapkaartjies
- Plasing van advertensies en voorskoue in die media
- Druk en verspreiding van plakkate
- Plasing van uitslae
- Byhou, opsit en verwydering van baniere, borde en ander advertensies
- Identifisering en verkryging van borge
- Bedanking van borge
- Werwing en aanstelling van beamptes
- Reëlings m.b.t. aanbieding van opleiding
- Reëlings m.b.t. afneem van eksamens
- Beheer oor die kuipe
- Beheer oor die klubhuis en geriewe
- Die versorging en uitverhuring van fasiliteite
- Reëlings m.b.t. die bemanning van die fasiliteite
- Rekordhouding en druk van sertifikate
- Beheer oor slotte en sleutels
- Instand- en rekordhouding van presensielys
- Instandhouding van alle wedrenverslae
- Interpretering van alle verslae deur beamptes
- Voorsiening van alle inskrywingsdokumente
- Reëlings met m.b.t. funksies, etes, ens.
- Reëlings m.b.t. musiek by funksies
- Reëlings met Verkeersdepartement m.b.t. optogte en afkondigings
- Reëlings met Verkeersdepartement m.b.t. alkoholtoetse
- Plasing en beheer van stalletjies
- Skakeling met SWD komitee
- Skakeling met Wes-Kaap komitee
- Skakeling met Skouraad
- Skakeling met MSA
- Volledige hantering van kommunikasie vanaf MSA